Os ativos digitais, ou seja, todo tipo de informação, conteúdo e arquivo digital como artes, logos, vídeos, fotos, apresentações, animações e tantos outros materiais são parte do dia a dia dos times de qualquer empresa, especialmente para as equipes de marketing, comunicação interna e e-commerce, por exemplo.
Esses arquivos digitais fazem parte de toda estratégia de ponta a ponta e eles são parte cruciais para cada momento de um negócio, desde estratégia, produção, venda, atendimento, engajamento interno e externo, entre tantos outros.
Justamente por isso, gerir os conteúdos é essencial para organização, direcionamento e resultados e, quando falamos em gestão, é muito mais do que armazenar em pastas com nomes diferentes, mas sim investir de fato em uma estratégia de gerenciamento.
Você sabe gerenciar seus ativos digitais e entende como a tecnologia é aliada nesse processo? Acompanhe e saiba como revolucionar a forma de lidar com seus conteúdos e arquivos!
Gerenciamento de ativos digitais: o que é?
Como citei, os ativos digitais são todo tipo de informação digital de um negócio e, independente do setor ou tamanho, muitos são os ativos produzidos que precisam ser gerenciados.
Basta olhar para sua empresa para entender melhor sobre essa necessidade: quanto tempo é perdido para se buscar imagens, vídeos e documentos? Cada ativo da marca está espalhado em alguma pasta, e-mail ou sob responsabilidade de diversas pessoas?
Mais do que isso, o negócio, como um todo, tem visualização de todos os materiais já feitos? Cada setor, como comunicação interna, marketing e e-commerce, tem demandas e comunicação visual diferentes umas das outras?
Se a sua resposta foi sim para pelo menos um desses questionamentos, certamente você sofre com a dor da falta de gestão dos ativos digitais e quando falo nesse gerenciamento é muito mais do que “organizar a casa”.
A gestão é um processo que envolve planejamento, criação, revisão, publicação, promoção, mensuração e hospedagem de conteúdo. E é aí que entra a estratégia de gerenciamento de ativos digitais, ou DAM, Digital Asset Management, que conta com plataformas de armazenamento, organização e gestão de ativos de um negócio.
Com o avanço tecnológico e a alta demanda na produção de conteúdo, uma plataforma DAM é essencial para organizar o volume de informações dentro das empresas. É importante dizer que isso vai muito além de um armazenador de pastas ou dados, mas sim um sistema de gerenciamento completo dos ativos digitais de um negócio e seus times.
Benefícios do gerenciamento de ativos digitais para os times
Falei um pouco sobre o gerenciamento de ativos digitais e seu conceito, mas para que você entenda verdadeiramente sobre ele é essencial visualizar os benefícios de sua utilização.
O verdadeiro valor do DAM se torna aparente nas rotinas diárias, quando os usuários migram, visualizam e usam ativos digitais em suas atividades rotineiras de forma ágil e simples!
Organiza e centraliza ativos digitais da marca
Evidente que essa é uma das grandes vantagens do gerenciamento de ativos digitais, afinal, ter uma grande quantidade de arquivos é sempre um problema na hora de organizar e gerenciar.
Ao ter uma plataforma de gerenciamento de ativos, seu negócio ganha em separação por categorias, segmentação por tags e equipes, busca em formato facilitado, eliminação de conteúdos duplicados, entre tantos outros formatos para centralizar, organizar, visualizar e gerenciar seus materiais.
Aumenta produtividade, compartilha conhecimento e reduz erros
Ter fácil acesso ao que todos precisam, no momento certo e em apenas um lugar é necessário, mas, muitas vezes, isso não acontece e é comum que os times criem pastas e locais que, com o passar do tempo se perdem, não são padronizados e as pessoas deixam de utilizar por não saberem onde eles estão ou que existem.
Um estudo nos EUA demonstrou que 42% do conhecimento não é compartilhado e é exclusivo às pessoas, ou seja, se elas não estão presentes ou acabam deixando o emprego, seus colegas não conseguem realizar quase metade do trabalho.
Além disso, a pesquisa também afirma que eles perdem 5,3 horas todas as semanas esperando por informações fundamentais a sua função, ou reaprendendo o conhecimento. Isso ocasiona projetos atrasados, oportunidades perdidas, frustração entre os funcionários e impacto significativo e negativo nos resultados financeiros.
Ao organizar os materiais em uma plataforma DAM o negócio ganha com em produtividade e o conhecimento passa a ser compartilhado de forma simples e ágil. E, ao ter um mesmo local em que é fácil de encontrar o necessário, bastam poucas pesquisas e todos passam a ter os materiais em poucos cliques, reduzindo o tempo das buscas e diminuindo os erros por utilizar materiais desatualizados, por exemplo.
Melhora a comunicação dos times
Muitas pessoas são responsáveis pela produção e gestão de conteúdo de uma empresa, mas se os ativos ficam apenas em algumas mãos há grandes problemas de comunicação e entrega em todas as pontas do negócio, afinal, muitos setores precisam de conteúdos e ativos para suas rotinas.
Com a plataforma de gerenciamento de ativos digitais, todos que tiverem permissões e façam parte da estrutura podem acessar o quê, quando e onde quiserem, diminuindo ruídos na comunicação e melhorando a eficiência do clima organizacional.
Dá segurança para o negócio
Com o Digital Asset Management cada usuário tem seu tipo de permissão para acesso aos ativos, e é possível ter relatórios para controle de quem está fazendo o download ou upload dos materiais no sistema.
Através dessa gestão o compartilhamento fica mais seguro e as empresas conseguem ter uma visão do ciclo de vida dos seus ativos, saber quantas vezes ele foi utilizado, por quem e outras regras que sejam necessárias.
Utilizar DAM na estratégia de criação de conteúdos, permite que as equipes façam mais com os recursos existentes, melhorem seu planejamento e a organização se torna mais eficiente e mais responsiva interna e externamente.
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Autor: Murilo Lopes – fundador da Huntag > murilo@huntag.com.br
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