Independente de qual seja o tamanho de uma empresa, é natural que equipes de comunicação contem com muitas demandas de arquivos, conteúdos, documentos e tantos outros ativos e é crucial ter um fluxo de gestão de conteúdos para dar agilidade, produtividade e eficiência nas rotinas.
A organização e boa gestão é muito mais do que organizar fotos e documentos em pastas e, olhar para essa estratégia faz toda a diferença nos resultados dos times e de todos os envolvidos nos processos.
Se você ainda não olhou para esse importante processo, vou te contar um pouco mais sobre a gestão de conteúdos e te dar alguns casos práticos para que você entenda como seu negócio precisa dela!
O que é gestão de conteúdos?
A gestão de conteúdo é um processo completo que envolve planejamento, criação, revisão, publicação, promoção, mensuração e hospedagem de conteúdo, quaisquer que sejam eles dentro das necessidades da marca.
Quando falamos de equipes de comunicação e marketing, muito mais do que criar conteúdos para os clientes internos e externos, é preciso fazer o gerenciamento dos materiais existentes, afinal, eles podem ser utilizados por diversas pessoas e é preciso disponibilidade, atualização e facilidade para o uso.
Ao ter um olhar não apenas para como os ativos são produzidos, mas também para como eles são armazenados e distribuídos, o negócio ganha em uma estratégia sólida que dá ganhos em velocidade, diminuição de erros, assertividade, comunicação mais fluida entre os times e muitas outras vantagens.
Por que e quando olhar para a gestão de conteúdos?
As empresas sabem que os conteúdos criados por seus times são cruciais para seus processos e objetivos, mas o grande problema aqui é que muitas informações ficam perdidas com o tempo.
Mais do que isso existe muita refação, problemas de acesso, demora para visualização e muitos outros problemas passam a ocorrer e travar as rotinas das equipes.
Por isso, além de entender o que é gestão de conteúdo, é preciso olhar para ele de forma ainda mais prática, afinal, só assim você poderá identificar suas dores e entender verdadeiramente onde atuar.
Pensando nisso, reuni alguns dos problemas comuns que já vi em diversas equipes que podem ser contornados com organização e gestão:
Sua empresa tem alta demanda e volume de conteúdo
Pode ser que sua empresa produza tão poucos conteúdos que, de fato, uma simples pasta compartilhada seja capaz de armazenar tudo o que foi feito – mas isso é cada vez mais incomum.
Em um cenário digital, esse repositório de conteúdo tende a crescer de forma exponencial e aí é preciso acender o sinal de alerta.
Para que toda a demanda e volume não se perca, é preciso organização, afinal, serão imagens, vídeos, campanhas de vendas, de marketing, internas e externas, produtos, datas comemorativas, redes sociais, catálogos, e-mails, brindes, eventos e tantas outras necessidades a serem disponibilizadas para seus times.
Os colaboradores têm dificuldades de encontrar conteúdos
Seus times, e aqui não falamos só de marketing e comunicação, conseguem encontrar sozinhos e sem dificuldades todos os conteúdos que precisam para usar no dia a dia? Se a resposta é não ou nem sempre, é preciso rever sua organização.
Não basta que aqueles que criaram saibam onde estão as peças, é importante que qualquer colaborador consiga rapidamente identificar o que precisa, afinal, faz toda diferença que todo o conteúdo seja disseminado dentro do ambiente.
O importante da organização de conteúdos não é sobre “onde encontrar”, mas sim “o que utilizar agora” e se a busca é um grande problema, sinal de alerta.
O processo passa por diversos canais
Além das pessoas não saberem onde encontrar os conteúdos, é comum que elas não saibam onde, com quem e como buscar. Sendo assim, um dia o pedido é feito por e-mail, outro por WhatsApp, em outro por canais de comunicação interno como Teams, entre outros.
Com tantas possibilidades de canais e de formas de pedidos existe o grande ruído de comunicação, as demandas ficam mais desorganizadas e o time de marketing, criação e conteúdo tende a se apertar em prazos e necessidades de entregas.
Ao ter ferramentas e plataformas de gestão de conteúdo, tudo passa a estar em um só lugar e a comunicação fica mais fluída, sem ruídos e ágil para todas as partes envolvidas no processo.
As equipes não conseguem identificar os conteúdos que precisam ser atualizados
Além de criar conteúdos com frequência, muitos deles precisam ser atualizados de tempos em tempos e é comum que os times não tenham visão, afinal, muitos se perdem pelo caminho.
Com a falta de olhar sobre o que existe, sua empresa ou seus clientes podem sofrer com a exposição de produtos, conteúdos ou comunicações ultrapassadas e que não refletem necessariamente o momento atual.
Os processos de aprovação e validação de demandas são lentos
Outro grande problema quando falamos de conteúdo é sobre o processo de criação, que envolve pedidos, aprovações, refações e validações.
Muitas vezes, isso envolve diversas trocas de e-mail, contatos e idas e vindas que tornam as aprovações lentas e complexas e isso é um grande problema para o fluxo do trabalho.
Se esse é o seu caso, a gestão de conteúdos é também um grande aliado para seu cenário, afinal, através de suas ferramentas é possível ter claro olhar para esse momento anterior ao uso dos ativos e tornar mais ágil e eficiente o processo de produção e entrega.
Em quantas dessas situações você identificou seu negócio? Se você se enxergou em pelo menos um desses cenários, é hora de olhar para uma plataforma DAM ou revisitar a sua implementação atual.
A gestão é um processo que envolve planejamento, criação, revisão, publicação, promoção, mensuração e hospedagem de conteúdo e, quando falamos dessa estratégia falamos de gerenciamento de ativos digitais, ou DAM, Digital Asset Management, que conta com plataformas de armazenamento, organização e gestão de ativos de um negócio.
Ter uma plataforma para seus conteúdos é justamente sobre eliminar seus problemas com organização de conteúdo e gestão, afinal, seu negócio ganha em diversas pontas e muitos são os benefícios para seus times, te colocando passos à frente no mercado.
Agora que você sabe mais sobre o tema e olhou um pouco para algumas de suas dores, vamos falar mais do assunto e de estratégias para melhorar suas rotinas? Te convido para conhecer melhor a Huntag, uma plataforma DAM online ideal para otimizar, organizar, distribuir e alavancar conteúdos da marca através de produtividade, escala e redução de custos!
Autor: Murilo Lopes – fundador da Huntag > murilo@huntag.com.br
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